Bagian Komponen Pada Surat Bahasa Inggris

A. Komponen Surat
Sebuah surat terdiri dari beberapa komponen, yang banyak dan jenisnya tergantung pada format yang dipakai. Berikut merupakan bagian-bagian dari sebuah surat bisnis termasuk surat-surat yang bersifat saintifik:
  • Letterhead atau Heading (Kop Surat);
  • Date (Tanggal);
  • Reference (Referensi) bersifat opsional;
  • Inside Address (Alamat Dalam Surat);
  • Attention Line (Baris Perhatian) bersifat opsional;
  • Greeting atau Salutation (Salam Pembuka) bersifat opsional;
  • Subject Heading (Perihal Surat) bersifat opsional;
  • Body of the Letter (Tubuh Surat);
  • Complimentary Close. (Salam Penutup) bersifat opsional;
  • Signature (Tanda Tangan);
  • Additional Imformation (Enclousures,Carbon copies Posttscript,etc)bersifat opsional.

B. Letterhead (Kop Surat) Kop surat memberikan informasi penting tentang organisasi yang mengirimkan surat. Kop surat ini biasanya dirancang secara khusus oleh masing-masing organisasi. Tentu saja desain yang rapi dan menarik akan memberikan citra tersendiri kepada pembaca surat.

Umumnya kop surat mencakup nama dan alamat organisasi, nomor-nomor telepon, telek, dan faksmilinya, alamat kawat, kotakpos (P0 Box), jenis bidang usaha dan nomor rekening Bank. Tidak sedikit pula yang mencantumkan nama direkturnya. Kop surat yang sekarang ini biasanya menyertakan pula simbol atau logo dari perusahaan/organisasi yang bersangkutan. 

Tergantung pada organisasi/badan pembuatnya, kop surat bisa diletakkan di tengah, di kiri margin atau di kanan margin. Berikut adalah contoh dari ke tiga tipe kop surat tersebut.

Bagaimana jika Anda menulis surat bukan untuk mewakili suatu organisasi tetapi menulis surat pribadi. Pada kasus seperti itu Anda tidak berhak memakai kertas dengan kop surat (letter head) dari organisasi/kantor tempat Anda bekerja.

Sebagai ganti dari kop surat maka Anda harus menulis heading yang terdiri dari nama dan alamat Anda dengan jelas dan lengkap beserta nomor. telepon atau nomor faksmili. Heading harus ditulis dari bagian tengah surat persis dimulai dari kolom yang sama dengan tanggal. 

C. Date (Tanggal) Setiap surat harus mempunyai tanggal. Urutan yang baik untuk tanggal adalah hari, bulan, tahun dengan tanda tulis terbuka. Oleh karenanya bentuk atau "26 December 1970" atau mungkin merupakan bentuk yang paling sederhana dan paling jelas di antara semua bentuk yang sekarang dipakai. Altematif lain dalam penulisan tanggal bisa memakai bentukebentuk berikut: 

Bagian Komponen Pada Surat Bahasa Inggris

✓  December 26, 1970 (Biasa dipakai di USA)
✓ 26th December 1970
✓ December 26th 1970 

Dalam beberapa kasus, tampaknya koma masih sisipkan sebelum tahun, meskipun sebagian besar menganggapnya tidak perlu. Penting juga untuk dicatat bahwa meskipun di Indonesia biasa mencantumkan nama kota sebelum tanggal, namun untuk surat-surat yang bersifat internasional hal ini tidak lazim. 

Bentuk surat merupakan bentuk yang umum dipakai di Eropa tetapi hal ini sebaiknya tidak diikuti karena akan menimbulkan kebingungan bagi si penerima surat. Orang Inggris, yang biasa menulis seperti ini, akan mengartikan 1 Mei 1993, tetapi jika si penerima orang Amerika, ia mungkin mengartikannya sebagai 5 Januari 1993.



Sumber Pustaka: Kesaint Blanc-Anggota IKAPI