Cara Penempatan dan Penulisan Tanda Tangan (Signature Block) dalam Surat Resmi

Blok tanda tangan terdiri dari tanda tangan asli, nama dari si penanda tangan yang diketik, dan jabatan dari si penanda tangan. Akan tetapi yang terakhir ini bisa dihilangkan jika si penerima surat sudah mengenal si pengirim surat.

A. Tanda Tangan Per ProDalam kaidah yang sebenarnya, hanya satu orang yang diberi wewenang untuk menandatangani nama organisasi atau perusahaannya, biasanya atasan setingkat direktur atau kepala dari organisasi tersebut. Tetapi dengan alasan-alasan tertentu, wewenang untuk menandatangani surat seringkali diberikan kepada pegawai/pekerja yang dianggap bisa dipertanggungjawabkan.

Ketika si pegawai yang menandatangi tersebut diberi wewenang penuh oleh atasannya, hal ini akan ditunjukkan dengan inisial pro yang merupakan singkatan dari kata Latin per procurationem. Bisa juga dengan bentuk yang lebih singkat lagi, yakni p.p. atau pp. Per pro, pp, atau p.p. ini harus ditaruh tepat di depan nama orang yang  menanda tangani surat tersebut. 

Ketika pegawai yang menandatangani surat tidak diberi wewenang khusus, maka pemakaian per pro tidak diperkenankan, sebagai gantinya digunakan for atau per, yang harus dituIis.

Sebagaimana bisa dilihat dari contoh di atas, nama si penanda tangan surat harus diketik dibawah spasi yang disediakan untuk tanda tangannya, dan diikuti oleh posisi/ jabatannya dalam lembaga/perusahaan atau diikuti oleh nama jurusan/lembaga tempat dia bekerja. 

Cara Penempatan dan Penulisan Tanda Tangan (Signature Block) dalam Surat Resmi

B. Tanda Tangan SkeretarisBentuk-bentuk yang biasa dijumpai ketika seorang sekretaris menandatangani surat adalah sebagai berikut.

C. Tanda tangan oleh wakilJika seorang menulis surat dan sekaligus diminta untuk menandatangani surat tersebut,maka bentuknya menjadi.

D. Tanda Tangan Wanita
Seorang wanita yang menulis surat kepada seseorang yang tidak dikenalnya mesti inenunjukkan bahwa dia sudah atau belum menikah, masing-masing, dengan kata Mrs.atau Miss. Mungkin hal ini akan lebih terasa bermanfaat ketika dia mendapat surat balasan. Contoh dari tanda tangan wanita misalnya:




Sumber Pustaka: Kesaint Blanc-Anggota IKAPI