Ciri dan Hal Penting dalam Surat Keluhan (Complaint Letter)

Keluhan mestinya tidak muncul jika pihak penyuplai (supplier), memberikan pelayanan terbaik sesuai perjanjian atau pemesanan. Akan tetapi ketika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti kecelakaan, kecerobohan dalam penanganan, kurangnya pengawasan, di berbagai hal yang tidak diinginkan terhadap barang atau jasa yang dipesan bisa saja terjadi.

Mungkin barang tersebut rusak, pengirimannya terlambat, kualitasnya tidak sesuai dengan pesanan, pengemasannya buruk, atau hilang, dan lain-lain. Jika pelanggan (customer), tidak merasa puas oleh hal-hal seperti di atas dia berhak melayangkan surat keluhan (complaint letter).

Dalam surat keluhan, Anda harus menyatakan detail dari ketidakpuasan tersebut dan Anda mesti membukti-kannya dengan memberikan fakta-fakta yang lengkap. Hal ini penting agar pihak penyuplai tidak bisa melakukan kompensasi jika seandainya mereka berniat buruk untuk menghindari tanggung jawab yang sesuai dengan ketentuan. 

Surat keluhan harus Anda tulis dengan hati-hati, dengan nada tenang dan bijaksana tidak mengesankan marah dan kasar, sehingga tidak sampai merusak hubungan bisnis. Jelas, kata-kata yang kasar harus Anda hindari sama sekali.

Justru dalam menulis surat-surat keluhan Anda perlu pula menunjukkan atau mengingatkan tentang lancarnya urusan bisnis dengan pihak penyuplai tersebut selama bahwa barang dan jasa selalu diterima dengan baik dan tepat waktu sesuai dengmt pemesanan.

Ciri dan Hal Penting dalam Surat Keluhan (Compaint Letter)

Hal ini penting agar bisa melahirkan sikap lunak dan bermurah hati dari pihak penyuplai agar dapat memenuhi permintaan si pembeli barang atau jasa.

Hal-hal esensial yang harus dimasukkan dalam suatu surat keluhan adalah sebagai berikut:
  • subject heading yang akan menarik perhatian pe-nyuplai ke isi atau sifat dari keluhan.
  • pendahuluan yang bisa mengesankan bahwa dalam membuat keluhan pihak pelanggan menempatkan lebih tinggi nilai-nilai luhur manusia di atas nilai-nilai komersil dan bisnis semata.
  • penjelasan terperinci mengenai keluhan tersebut, dengan berbagai bukti yang tersedia.
  • permintaan untuk suatu aksi perbaikan sesuai yang dikeluhkan. Berikut penulis berikan beberapa contoh surat keluhan. 



Sumber Pustaka: Kesaint Blanc-Anggota IKAPI