Contoh Penulisan Referensi pada Surat

Referensi sebenarnya hanya bersifat opsional, tetapi akan menjadi penting jika kita mampu menyusuri jejak suatu surat tertentu pada suatu waktu tertentu pula. Referensi biasanya terdiri dari inisial-inisial si pengirim atau yang menandatangani surat dan si sekretaris atau orang yang mengetiknya.

Pada beberapa surat, inisial si pengirim ditulis dengan huruf cetak besar dan si pengetik dengan huruf kecil. Kalau dalam surat yang kita terima muncul referensi, maka referensi ini harus kita cantumkan kembali pada surat balasan dan di bawahnya harus kita tulis referensi dari surat balasan tersebut. Referensi ditaruh di margin kiri dua spasi di bawah kop surat.

Perhatikan contoh-contoh berikut: Ref : AM/HB 

Pada contoh di atas, AM adalah inisial si pengirim/penanda tangan surat, Abdeel Malik HB adalah inisial si pengetik surat, Hasan . Basri. 

Kadang-kadang ditambahkan juga nomor arsip, sehingga contoh di atas menjadi:
Ref: AM/HB/07
Pada referensi-referensi yang lebih kompleks, nomor rekening ataupun nomor klien dicantumkan juga, misalnya untuk contoh referensi di atas
Ref: AM/HB/07/4
Contoh pencantuman referensi dalam surat balasan, ketika surat yang kita terima mencantumkan referensi, Your
ref : MS/AK/3L Our ref : KN/SR/8
Dalam surat dengan format lurus (block format), referensi biasanya ditaruh tepat di atas tanggal. Sedangkan dalam indented format referensi ditaruh pada margin sebelah kiri, pada garis yang sama dengan tanggal, peretakan seperti ini mungkin untuk memberikan efek penyeimbangan terhadap keseluruhan surat. 

Contoh Penulisan Referensi pada Surat

Referensi bisa ditulis dalam berbagai bentuk. Bisa ditulis untuk mengidentifikasi departemen atau bagian suatu departemen tempat surat itu ditulis.
Misalnya: Ref : Dep. B/3
Referensi bisa pula mengidentifikasi nomor-nomor arsip tertentu, misalnya:
Our ref : Q. 123
Your ref : B. 67
Referensi yang umum digunakan sekarang terdiri dari pendikte surat, dan diikuti oleh inisial pengetik surat. Kadang-kadang inisial pengetik surat ditulis dalam huruf kecil. Contoh: Our ref : FDA/AZ Your ref : BN/dk.




Sumber Pustaka: Kesaint Blanc-Anggota IKAPI