Dasar-Dasar Penulisan dan Pengorganisasian Surat

Surat merupakan suatu model komunikasi tertulis yang memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau mempertukarkan ide. Betapa pentingnya. surat ini bisa dilihat dari kenyataan bahwa meskipun kehidupan modern kini telah dipermudah oleh kehadiran berbagai sarana komunikasi elektronika praktis seperti telepon, masyarakat luas masih tetap menulis surat untuk mengkomunikasikan informasi.

Hal ini dimungkinkan karena surat mempunyai kelebihan tersendiri. Selain relatif murah, dengan surat, materi yang dikomunikasikan akan tetap berbekas dalam bentuk tulisan, sehingga ketika diperlukan bisa dijadikan barang bukti.

Surat merupakan wahana yang tidak bisa diremehkan bagi pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Komunikasi menduduki tempat yang penting dari keseluruhan proses penelitian. Hampir separuh dari seluruh rangkaian kegiatan penelitian dihabiskan untuk menulis komposisi-komposisi saintifik termasuk laporan penelitian maupun makalah ilmiah, memberikan presentasi di berbagai simposium, berkorespondensi sekaligus berdiskusi dengan para kolega, mengorganisasi simposium, dan berbagai kegiatan lain yang pada dasarnya ditujukan untuk mengkomunikasikan hasil penelitian.

Semua surat bisa digolongkan ke dalam dua kelompok besar, yaitu surat pribadi dan surat bisnis. Surat menyurat di kalangan para saintis meskipun dimasukkan dalam kelompok surat bisnis, namun sampai tingkat tertentu nuansa-nuansa yang bersifat pribadi mesti terkandung juga di dalamnya. Dalam suatu surat yang berkaitan dengan aspek tertentu mungkin nuansa bisnisnya yang menonjol, namun di satu kesempatan lain mungkin aspek pribadi pun mesti lebih ditampilkan.

Dalam buku ini penulis akan memberikan berbagai contoh surat yang berkaitan dengan hal-hal yang bersifat saintifik. Tentu saja Anda tidak perlu menulis surat dengan alur kalimat persis seperti contoh-contoh surat yang ada pada buku ini.

Akan lebih baik jika Anda menyusun surat dengan kalimat Anda sendiri. Yang penting untuk perhatikan tentu saja isi surat itu sendiri. Kalimat dalam surat yang Anda tulis harus memberikan kesan tersendiri pada si pembaca surat.

Hal penting lain yang perlu diperhatikan dalam kores-pondensi adalah sesegera mungkin membalas surat yang diterima, sekiranya memang perlu dibalas. Hal ini akan menunjukkan bahwa kita bersungguh-sungguh dalam berkorespondensi dengan si pengirim surat.

Kemudian, tulis saja apa yang betul-betul ingin ditulis. Berpura-pura dengan menulis berbagai kalimat hanya sekadar untuk menyenangkan pembaca surat, atau menulis sesuatu yang sebenarnya kita yakin tidak mampu melaksanakannya, atau tidak kita yakini kebenarannya merupakan suatu tindakan yang kurang bijak. Berikut adalah lima petunjuk dalam penulisan surat.



Sumber Pustaka: Kesaint Blanc-Anggota IKAPI