Tugas Fungsi Jabatan Manajemen Perusahaan

Finance management is sometimes combined with accounting management. There, the head of finance management is called accounting and finance manager, but in some cases both are separated. This depends on the policy of each company.

If we refer to the main duties of a finance manager, that is to find financial resources for the company, think about the use of funds and their control, then accounting is a system of controlling the use of financial resources. Therefore, it is still appropriate if the two are combined.

Manajemen keuangan ada kalanya digabung dengan akuntansinya. Jadi pimpinan manajemen tersebut disebut manajer akuntansi dan keuangan dan ada pula yang keduanya dipisah. Hal ini tergantung kebijakan masing-masing perusahaan.

Kalau kita mengacu pada tugas utama seorang manajer keuangan yakni mencari sumber dana bagi perusahaan, memikirkan penggunaan dana serta pengawasannya, maka akuntansi merupakan salah satu sistem dalam rangka mengawasi penggunaan keuangan. Jadi masih dalam taraf wajar bila keduanya digabung.

A. Personnel Management - Manajemen Personalia

Personnel management which is often called human resource management (HRM) and human resource development (HRD) is an activity which is related to the management of labour as a production input. How the employees can work maximally so that the company can run well is the main responsibility of the personnel manajer and his/her staff members.

Manajemen personalia yang juga disebut manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan Human Resource Development (HRD) merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pengaturan input produksi berupa tenaga kerja. Bagaimana tenaga kerja dapat bekerja dengan maksimal sehingga kegiatan perusahaan berjalan lancar merupakan tugas utama dari seorang manajer personalia dan jajaran stafnya.

In addition to ensuring that the employees work optimally, the duties of the personnel department also include increasing the employes role and giving feedback to make them feel that they are benefited and given proper attention by the company.

Tugas bagian personalia selain mengurusi agar karyawan bekerja secara optimal juga meningkatkan peranan mereka serta memberikan umpan balik agar karyawan merasa mendapatkan manfaat dan diperhatikan oleh perusahaan.

B. Recruitment - Penerimaan Karyawan

In recruitment, the personnil department will analyze which sections need more employees and what skills and expertise are required to fill the positions. After that, the personnel department needs to create a standard which will be used as a reference to prepare the tool and process of recruitment.

When the people needed to ,fill the positions have been recruited, it is necessary to see whether the new employees still need training or not. If they do, what training mechanism is to be implemented, for example by means of apprenticership or special training for a certain period. All these are the duties of the personnel manager in recruiting new employees.

Dalam hal penerimaan karyawan, bagian personalia akan menganalisis bagian mana yang masih membutuhkan karyawan, siapa dan orang yang berkemampuan apa yang dapat mengisi posisi-posisi tersebut. Setelah itu, bagian personalia perlu membuat standar yang menjadi acuan dalam membuat alat dan proses seleksi calon karyawan.

Setelah diperoleh orang yang menempati posisi tersebut dari hasil seleksi, .kemudian dilihat apakah calon karyawan tersebut memerlukan pelatihan dan pembekalan dahulu atau tidak. Sekiranya mernerlukan, bagaimana mekanismenya, apakah dengan cara seperti magang atau pelatihan khusus selama jangka waktu tertentu. Semuanya menjadi tugas manajer personalia dalam melakukan penerimaan karyawan.

C. Actuating through Motivation and Performance Appraisal - Penggerakan melalui Pemberian Motivasi dan Penilaian Kinerja

To actuate the employees, a personnel manager needs to understand their character and find out what motive can increase the working spirit and performance of the employees. Salary and incentive are closely related to employees' pecformance. Therefore, during the selection, especially during the interview, it is advisable to discuss this point and make an agreement to prevent disappointment on the employees and the company. 

The appraisal of employees includes discipline in using the work hours, quality and quantity of output, and employees role and attitude to their superiors, fellow workers and subordinates. The aspects and components of appraisal should be informed to the employees so that when discrepancies arise and actions are taken, the employees willingly accept them and voluntarily improve themselves.

Untuk menggerakkan para karyawan, seorang manajer personalia perlu mengetahui karakter dan motif yang bisa meningkatkan semangat dan kinerja para karyawan. Pemberian gaji atau insentif erat kaitannya dengan kinerja karyawan.

Dengan demikian ketika seleksi, khususnya saat wawancara, hal ini lebih baik dibahas dan dibuat kesepakatan yang nantinya tidak menimbulkan ketidakpuasan, baik pihak karyawan maupun perusahaan.

Penilaian yang dilakukan terhadap karyawan meliputi kedisiplinan dalam menggunakan jam kerja, penilaian kualitas dan kuantitas pekerjaan, serta penilai sikap dan peran karyawan terhadap atasan, sesama karyawan setingkat, dan bawahannya.

Aspek dan komponen yang menjadi dasar penilaian lebih baik diketahui oleh karyawan agar ketika ada ketidaksesuaian dan dilakukan pengambilan tindakan, karyawan dapat menerima dan dengan kesadaran tinggi memperbaikinya.

1. Feedback / Umpan Balik

The employees' performance has been evaluated, it is necessary to give them feedback for their work and achievements. Feedback is differentiated into two, namely feedback for a good achievement (reward) and feedback for a bad achievement (punishment).

Setelah diadakan penilaian terhadap kinerja karyawan, perlu juga adanya satu tindakan umpan balik atau balas jasa atas kualitas pekerjaan dan prestasi. Pemberianfeed back ini dibedakan atas dua macam yaitu feedback karena peningkatan prestasi (reward) dan feedback karena penurunan prestasi (punishment).

A promotion, pay rise, compliment, gift, honour, giving facilities such as a company car, company house, and so on as well as giving a chance for self development or further studies or a scholarship are examples of feedback for a good achievement.

Promosi dan kenaikan jabatan peningkatan gaji, pemberian pujian, pemberian hadiah dan penghargaan, pemberian fasilitas seperti kendaraan dinas, rumah dinas, dan lain sebagainya serta kesempatan untuk mengembangkan dan meningkatkan kualitas karyawan seperti pemberian kesempatan belajar maupun pemberian beasiswa untuk melanjutkan studi adalah contoh-contoh feedback karena peningkatan prestasi. 

2. Feedback for bad achievement - Umpan balik yang dikarenakan adanya penurunan prestasi  
This feedback may be a mutation which may be a transfer to a lower position, a demotion, or a transfer to another area or anotker branch with the same position. Besides, there may be other actions, such as a direct reprimand.

This reprimand should not embarass an employee in public but it should give a positive effect or a shock therapy which will prevent the employee from making the same mistake and encourage him/her to restore his/her performance. A salary deduction or salary decrease may also be given, even a decrease of responsibility.

Sometimes, an employee may improve his/her performance when he/she is given more responsibilities, but the opposite may also happen. Such a phenomenon is also the responsibility of the personnel department.

Umpan balik ini antara lain berupa mutasi, bisa berupa pemindahan ke jabatan yang lebih rendah, penurunan pangkat, ataupun pemindahan ke daerah lain atau kantor cabang lain dengan jabatan yang sama. Selain itu masih ada lagi tindakan-tindakan seperti peneguran langsting.

Teguran ini hendaknya tidak bersifat untuk mempermalukan karyawan namun dapat memberikan suatu efek positif atau shock therapy sehingga tidak akan mengulangi dan karyawan tersebut meningkatkan kembali kinerjanya.

Penurunan dan pemotongan gaji juga dapat dilakukan atau bisa juga dengan pengurangan tanggung jawab yang diberikan. Seseorang terkadang meningkat kinerjanya bila diberi tanggung jawab lebih banyak, tetapi ada pula yang sebaliknya. Hal ini menjadi tugas juga dari bagian manajemen personalia.  
Tugas Fungsi Jabatan Manajemen Perusahaan

3. Administration Management - Manajemen Administrasi

Administration management means the management of documents and files or records which are useful and valuable to the company, or it is documentation and recording. The activities of different managements need recording. This recording is the scope of work of administration management, for example records of employees' discipline and performance in the personnel clepartment, records of company assets and equipment in the fint ance department, and so on.

Manajemen administrasi merupakan pengelolaan tentang dokumen dan catatan yang bermanfaat dan bernilai bagi perusahaan atau dapat disebut sebagai bagian dokumentasi dan pencatatan. Kegiatan di berbagai bidang manajemen itu memerlukan pencatatan. Pencatatan inilah yang menjadi lingkup kerja inanajemen administrasi, seperti catatan kedisiplinan dan kinerja karyawan di bagian personalia, di bagian keuangan catatan kekayaan dan peralatan yang dimiliki perusahaan, dan lain sebagainya.

The administration management must be able to provide useful information for the company.

Bagian manajemen administrasi harus mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi perusahaan.




Sumber Pustaka: CV. Yrama Widya