Langkah-Langkah dalam Menyelenggarakan Konferensi

Berpartisipasi dalam suatu simposium baik untuk tingkat lokal (nasional) maupun untuk tingkat internasional merupakan kebutuhan mutlak seorang ilmuwan. Bahkan untuk beberapa kalangan ilmuwan yang serius, demikian juga setiap perusahaan/institusi penelitian yang berusaha menangani divisi litbangnya dengan sungguh-sungguh, secara teratur menjadwalkan diri untuk menghadiri konferensi-konferensi besar dengan tingkat kepentingan yang bervariasi.

Berkenaan dengan penyelenggaraan suatu konferensi, mungkin Anda diminta menjadi moderatir, peserta, atau menjadi editor untuk prosiding konferensi tersebut, semuanya membutuhkan korespondensi yang tidak sedikit. Pada saat itulah selain memikirkanimempersiapkan materi yang dipresentasikan, Anda pun harus menangani tiket pesawat, pemesanan tempat menginap, permohonan visa, dll.

Mungkin juga setelah mengikuti konferensi tersebut Anda ingin mengunjungi/bekerja di suatu laboratorium/institut sebagai peneliti tamu (visiting researcher) dan banyak kasus lain yang semuanya membutuhkan korespondensi yang cermat.

Menyelenggarakan konferensi sangat membutuhkan penanganan yang khusus. Langkah pertama Anda harus mampu menguraikan kegiatan tersebut; tentang tujuannya, tahap-tahap yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut, orang-orang yang akan dijadikan sebagai panitia, dsb.

Setelah seluruh aktivitas yang dipertimbangkan dan dirancang dibagi menjadi beberapa kelompok, maka harus dilakukan penugasan spesifik kepada anggota panitia, misalnya bagian penulisan/pengiriman undangan sekaligus penanganan terhadap surat-surat balasan diserahkan kepada jurutulis atau sekretaris, kemudian bagian penyewaan instalasi dan perawatan alat-alat bantu visual (head projector, slide projector, white boad, d11.), begitu juga dengan peralatan listrik dan elektronika harus diserahkan ke teknisi, penyelenggaraan bangket, penyiapan tempat penginapan untuk anggota panitia dari luar kota atau luar negeri maupun undangan khusus, dan banyak lagi tugas lainnya, semuanya harus diserahkan ke anggota panitia secara spesifik. 

Tentu saja langkah-langkah detail yang mesti dilakukan sehubungan dengan penyelenggaraan suatu konferensi sangat tergantung pada panitia penyelenggara. Akan tetapi hal-hal yang umumnya mesti dikerjakan, bila Anda menyelenggarakan konferensi, bisa digambarkan sebagai berikut: 

1. Mempersiapkan detail program dengan semua orga-nisator konferensi untuk menjamin tercapainya tujuan pengorganisasian. sk, 

2. Menghubungi pembicara-pembicara tamu, orang-orang kunci (key persons) dalam bidang yang menjadi tema konferensi, pejabat penting pemerintah, dan sekaligus meminta jaminan mereka untuk bersedia hadir pada konferensi. 

Mengatur tempat berlangsungnya konferensi, perincian akomodasi, dan menandatangani berbagai kontrak penyewaan, seperti tempat penyelenggaraan konferensi, hotel, dsb. Anda pasti memerlukan ruang pertemuan/ konferensi, ruang panitia, tempat parkir, pengawasan keamanan, dll. Kesiapan akomodasi ini perlu diperiksa untuk menjamin terlaksananya konferensi dengan sukses. 

4. Satu hal penting yang perlu dipikirkan adalah biaya konferensi. Jika Anda/institusi penyelenggara kon-ferensi menghadapi kesulitan biaya, maka Anda perlu menghubungi beberapa badan/departemen pemerintah

yang mempunyai kaitan langsung dengan tema konferensi, Anda juga bisa menghubungi perusahaan-perusahaan khususnya yang berkecimpung dalam bidang yang sejalan dengan tema konferensi untuk meminta bantuan dana bagi penyelenggaran konferensi tersebut.

Langkah-Langkah dalam Menyelenggarakan Konferensi

Khusus untuk perusahaan ini, mereka pun sebenarnya bisa mengambil keuntungan dari penyelenggaran konferensi, misalnya karena nama/iklan perusahaan bisa disisipkan dalam buku kumpulan abstrak konferensi atau berbagai bentuk iklan atau promosi lain sesuai yang disepakati. 

5. Menyampaikan rencana konferensi ke khalayak umum. Selain harus membuat brosur atau leaflet tentang penyelenggaraan konferensi (yang harus mencakup jadwal, tempat, tema, dsb.), Anda pun perlu mengumumkannya lewat berbagai majalah ilmiah atau bahkan di surat kabar harian.

6. Menyiapkan undangan, catatan-catatan program di mana tanggal, tempat, waktu harus diperiksa dengan baik. 

7. Pada beberapa konferensi yang sungguh-sungguh dipersiapkan, seringkali panitia menyediakan satu map berisi materi konferensi, buku catatan, alat tulis, dll untuk dibagikan kepada semua peserta. Jika mungkin map ini pun mesti Anda persiapkan. 

Pada bab ini akan penulis sajikan contoh-contoh surat yang berkenaan dengan penyelenggaraan suatu konferensi yang berskala internasional.



Sumber Pustaka: Kesaint Blanc-Anggota IKAPI