Sifat dan Gaya Penulisan Surat yang Baik

Penulisan surat yang baik membutuhkan persiapan dan perencanaan. Mengapa dan untuk siapa surat ditulis, semuanya sudah harus dipahami. Apa saja kosa kata yang paling mudah dimengerti oleh pembaca? Surat bertendensi bisnis harus dipersiapkan dengan hati-hati.

Surat harus ditulis dengan jelas dan tepat. Kegagalan dalam mempersiapkannya hanya akan menimbulkan kesalahpahaman dan kekacauan, yang berakibat merugikan semua pihak. Empat hal yang harus dipertimbangkan ketika menulis surat bisnis termasuk surat-surat saintifik adalah pokok asalah, penerima surat, tujuan, dan gaya penulisan. 

Penulisan surat bisnis biasanya berkisar pada satu pokok masalah saja. Pokok masalah ini biasanya sangat spesifik. Namun, semakin spesifik pokok masalahnya maka kita akan lebih mudah dalam menuliskannya. Tidak tergantung pada situasi yang dihadapi, surat yang kita tulis memang sebaiknya hanya mencakup satu atau dua pokok masalah saja. Ketika kita ingin menyampaikan lebih dari dua pokok masalah maka sebaiknya kita menuliskannya dalam surat tersendiri. 

Untuk siapa kita menulis surat juga harus jelas. Dengan pastinya si penerima surat maka kita akan bisa mengatur/ mengontrol penggunaan kata-kata dan gaya bahasa.  Tujuan mengirim surat pun harus jelas. Apa alasan menulis surat, apakah surat ditulis untuk memberikan informasi, meminta informasi, mengucapkan selamat kepada kolega atau melamar pekerjaan. Tergantung pada tujuan tersebut, maka isi surat pun harus mencerminkan tujuan kita menulis surat. 

Jika "pokok masalah" menyatakan "apa" yang kita tulis, "penerima surat" menunjukkan kepada "siapa" kita menulis, dan "tujuan" menunjukkan "mengapa" kita menulis, maka "gaya penulisan surat" mengartikan "bagaimana" sebaiknya kita menulis surat. 

Gaya penulisan surat dalam surat bisnis saat ini tidak lagi bersifat "kebisnisan" yang menggunakan bahasa serba formal dan kaku. Hal seperti ini tidak lagi berlaku. Dalam era yang serba canggih dan kehidupan masyarakat yang impersonal maka komunikasi yang lebih menarik (personable) diperlukan untuk mengefektifkan komunikasi itu sendiri. Surat yang baik yang berlaku untuk masyarakat bisnis saat ini adalah surat-surat yang pendek, jelas, dan personal. 

Berikut diuraikan mengenai sifat-sifat dari gaya penulisan surat yang baik. 

1. Bersifat percakapan
Artinya dalam menulis kita harus mengarnbil sikap seperti ketika kita berbicara. Hilangkan pemakaian frase yang muluk-muluk dan kaku. Anda tentu tidak perlu mengganti although dengan in spite of tlie fact that atau decide dengan arrive at decision, yang jelas sangat. bertele-tele. 

2. Jelas
Tujuannya agar pembaca memahami dengan akurat semua yang Anda sampaikan. Tentu saja Anda harus mempertimbangkan si penerima surat anda, karena bagaimanapun bahasa surat harus disesuaikan dengan tingkat pengetahuan dan intelek-tualitas si penerima surat.

Jargon-jargon tentu saja harus Anda hindari karena bisa membingungkan si penerima surat. Jargon merupakan kosa kata khusus yang dipergunakan dalam bidang kehidupan lingkungan tertentu. Pengorganisasian surat harus dibuat sedemikian rupa sehingga setiap paragraf berhubungan dengan hanya satu ide utama. Demikian pula urutan dan pertalian antar paragraf harus logis. 

3. Ringkas
Artinya Anda harus menghilangkan kata-kata yang tidak perlu. Semakin panjang surat Anda akan semakin tidak efektif. Lebih baik Anda menulis surat yang pendek dan ringkas disertai lampiran sebagai rangkuman dari materi pokok yang ingin disampikan, alih-alih seluruh materi Anda jabarkan dalam satu surat yang panjang dan detail, yang hanya. akan menyulitkan pembaca. Surat-surat yang pendek lebih mudah dibaca dan diingat, tidak seperti surat-surat yang panjang yang akhirnya hanya akan masuk ke dalarn kotak-kotak arsip. 

Sifat dan Gaya Penulisan Surat yang Baik

4. Lengkap
Artinya mengandung semua informasi yang ingin Anda sampaikan. Jelas bahwa detail-detail yang tidak relevan dengan misi surat harus dihilangkanmeskipun menarik. Penggambaran harus lengkap sehingga memperjelas makna kalimat. Pembaca akan membaca apa yang Anda tulis bukan yang ada dalam kepala anda. 

5. Spesifik
Dalam dunia sains hal ini sangat penting. Istilah-istilah teknis mesti spesifik. Nama, jumlah, dan berbagai ukuran lain harus disebutkan sehingga jelas dan nyata. 

6. Konstruktif
Kata dan frasa yang Anda gunakan harus membangun nada positif sehingga meninggalkan kesan baik kepada pembaca. Kata-kata seperti "gagal", "salah", "mengabaikan" adalah kata-kata yang akan menjauhkan pembaca dari pengirim surat. 

7. Benar
Kesalahan-kesalahan ejaan, tata bahasa dan tipo-grafis harus dihindari karena akan meninggalkan kesan kurang baik. Tentu Anda tidak ingin menimbulkan kesan teledor, tidak tahu ejaan, dan tidak mengerti tata bahasa karena kesalahan-kesalahan tersebut, sementara isi surat Anda sangat penting bagi itu dan si pembaca surat itu sendiri.


Sumber Pustaka: Kesaint Blanc-Anggota IKAPI